STEUNCOMITE DE TORTELS 204de FOS
9032 WONDELGEM
REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDEDit reglement is van toepassing vanaf 22/09/2005 en kan bij eenvoudige beslissing van de Raad van Bestuur te allen tijde aangevuld of gewijzigd worden. De leden van de VZW worden van de wijzigingen in kennis gesteld ten minste binnen de 14 dagen na goedkeuring.
1 RAAD VAN BESTUUR
1.1 De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een materiaalmeester die samen met de eenheidsleider instaan voor het dagelijks bestuur van de VZW. Deze mandaten zijn niet verenigbaar.1.2 Bestuursfuncties worden kosteloos waargenomen.
1.3 De voertaal van de VZW is het Nederlands.
2 BEVOEGDHEDEN
A. Voorzitter
De voorzitter: o houdt algemeen toezicht op de werking van de VZW;
o zit de vergaderingen van de Raad van Bestuur, de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering voor en leidt de stemmingen;
o vertegenwoordigt de VZW in haar betrekkingen met overheid en derden.
B. Ondervoorzitter
De ondervoorzitter: o staat de voorzitter bij in het uitoefenen van zijn/haar taak en zal hem/haar zonodig vervangen. Indien hij/zij de voorzitter vervangt, al dan niet op diens verzoek, geniet hij/zij alle aan de voorzitter verleende voorrechten.
C. Secretaris
De secretaris: o ontvangt en behandelt alle briefwisseling;
o verstuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering;
o woont alle vergaderingen van de Raad van Bestuur bij, maakt hiervan de notulen op en verstuurt deze naar alle bestuurders;
o maakt ook de notulen van de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering op en verstuurt deze naar alle leden;
o stelt in overleg met de voorzitter de agenda op van de bestuursvergaderingen, de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering.
D. Penningmeester
De penningmeester: o houdt de boekhouding bij van de VZW;
o stelt de resultatenrekening van het voorbije werkjaar en de begroting voor het komende werkjaar op, en legt deze voor aan de Algemene Vergadering;
o geeft op elke bestuursvergadering een overzicht van de financiële toestand en is de rekeningtoezichters behulpzaam bij het nazicht van de boekhouding.
E. Materiaalmeester
De materiaalmeestero is technisch verantwoordelijk voor alle materiaal van de VZW en brengt verslag uit bij de Raad van Bestuur over de toestand van het materiaal;
o herstelt of laat defecten herstellen door bevoegde personen;
o maakt samen met de eenheidsleiding, de materiaalmeester van de eenheid en medewerkers een inventaris op van het materiaal, telkens voor en na het groot kamp;
o kan overgaan tot de aankoop van materieel na toestemming van de Raad van Bestuur;
o neemt tijdig het initiatief voor het materiaalnazicht, volgt nauwgezet eventueel verlies of beschadigingen van het materiaal op en rapporteert misbruiken aan de Raad van Bestuur;
o zal zijn kostenraming voor onderhoud en klein materiaal voorleggen aan de Raad van Bestuur bij de bespreking van de begroting.
3 VERGADERINGEN
3.1 De Raad van Bestuur vergadert elke eerste donderdag van de maand om 20 uur, behoudens andersluidende verwittiging.3.2 Elke vergadering vangt aan met de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering
3.3 Een beknopt financieel verslag zal eveneens worden voorgelegd.
3.4 De eenheidsleiding, de takleiding en de materiaalmeester van de eenheid worden uitgenodigd op de vergaderingen, nemen deel aan de besprekingen maar hebben geen stemrecht.
4 FINANCIËN
4.1 Volmachten voor geldverhandelingen zijn verstrekt aan de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester, twee aan twee optredend vanaf een bedrag hoger dan € 2500.Het gebruik van de bankkaart behoort tot de uitsluitende verantwoordelijkheid van de penningmeester.
4.2 Aankopen zullen steeds geschieden tegen factuur of aankoopbon en de naam van de VZW vermelden. Zij zullen als bewijs van aankoop bij het bank- of kasstuk ter staving van de betaling worden gevoegd. Privé-aankopen zullen gebeuren met een afzonderlijke factuur.
4.3 De fondsen verstrekt aan de troep voor werkingkosten worden door de eenheidsleiding beheerd, die daarvoor verantwoording verschuldigd is aan de Raad van Bestuur.
4.4 Het toegestane budget zal in schijven worden vrijgegeven. Niet opgenomen bedragen werkingsbudget worden niet overgedragen naar een volgend boekjaar maar blijven deel uitmaken van het beschikbare vermogen van de VZW.
4.5 De Raad van Bestuur kan geen speculatieve geldtransacties aangaan of op kapitaal risicodragende beleggingen intekenen.
5 MATERIAAL
5.1 Voorstel tot aankoop van groot materiaal zal zoveel mogelijk worden ingediend bij het opmaken van de jaarbegroting.5.2 Alle aankopen worden alleen geldig gedaan na beslissing in de Raad van Bestuur, al dan niet op voorstel van de eenheidsleiding.
5.3 Onbruikbaar materiaal zal worden afgeschreven
5.4 Uitlening, afvoer of verkoop van materiaal zal alleen na beslissing door de Raad van Bestuur kunnen gebeuren.
5.5 Het materieel van de VZW mag gebruikt worden door de leden, op eenvoudige vraag aan de materiaalmeester en onder de door hem bepaalde voorwaarden. Bij twijfel wordt de uitlening ter beslissing voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
6 VERPLAATSINGSVERGOEDINGEN
Verplaatsingen met de wagen door leden van de actieve leiding en/of van de vzw in het kader van de voorbereiding van feesten, kampverkenningen, foerage, …, worden vergoed tegen 10 eurocent per kilometer. Deze vergoeding wordt slechts toegekend na voorafgaand akkoord van de Raad van Bestuur.De Raad van Bestuur zal evenwel rekening gehouden met het aantal personen dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van die activiteiten, en bijgevolg met het aantal wagens die nodig zijn om die personen te vervoeren. Indien er meer wagens worden ingezet, worden geen bijkomende vergoedingen voorzien.
Verplaatsingen die de materiaalmeester en de materiaalmeester van de eenheid uitvoeren voor de aankoop, de uitlening of het onderhoud van het materiaal, worden volgens dezelfde regeling vergoed.