Steuncomité - Raad van Bestuur
In de VZW Steuncomité 204de FOS De Tortels proberen wij om de scoutsgroep zoveel mogelijk morele, financiële, materiële en logistieke steun te verlenen en te verwerven om de werking van de scoutsgroep De Tortels, 204de eenheid FOS in de beste omstandigheden mogelijk te maken. Wij zijn dus vooral een groep enthousiaste mensen die er achter de schermen voor zorgen dat de kinderen en hun leiding hun wekelijkse activiteiten in alle zorgeloosheid kunnen uitoefenen.
Onze eerste verantwoordelijkheid bestaat erin om voldoende geld bijeen te krijgen, ondermeer voor de aankoop van materiaal maar - hopelijk - ook voor de verwerving en het onderhoud van het eigen lokaal waar we nu al zolang naar streven.
Die fundraising gebeurt in de eerste plaats door het organiseren van feesten: sinterklaasfeest, happy hour, stoverij- of mosselfestijn, highland games, barbecue, driekoningen-gebeuren, voetbaltornooien, enz.
Om de organisatie van die activiteiten in goede banen te leiden, heb je mensen nodig die bereid zijn af en toe de handen uit de mouwen te steken. Daarnaast heb je ook een duidelijke structuur en organisatie nodig.
Op 18 september 1985 werd dan ook de VZW Steuncomité 204de FOS De Tortels opgericht. De VZW wordt bestuurd door een gemengde raad van bestuur, enerzijds bestaande uit ouders, oud-leden en sympathisanten, die worden verkozen door de Algemene Vergadering, en anderzijds uit een afvaardiging van de leidersploeg. De raad van bestuur komt maandelijks bijeen en telt maximum 20 verkozen leden, onder wie de voorzitter, de ondervoorzitter, de penningmeester, de secretaris en de materiaalmeester.
Voelt u zich geroepen om ook deel uit te maken van het Steuncomité of de Raad van Bestuur, aarzel dan niet contact op te nemen met de voorzitter of de secretaris. U vindt hun gegevens in de rubriek wie-is-wie. Wij zijn immers voortdurend op zoek naar gemotiveerde ouders die bereid zijn een handje toe te steken wanneer dat nodig is.
Reglement van Inwendige Orde VZW Steuncomité De Tortels 204° FOS
STEUNCOMITE DE TORTELS 204de FOS
9032 WONDELGEM
REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
Dit reglement is van toepassing vanaf 22/09/2005 en kan bij eenvoudige beslissing van de Raad van Bestuur te allen tijde aangevuld of gewijzigd worden. De leden van de VZW worden van de wijzigingen in kennis gesteld ten minste binnen de 14 dagen na goedkeuring.
1 RAAD VAN BESTUUR
1.1 De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een materiaalmeester die samen met de eenheidsleider instaan voor het dagelijks bestuur van de VZW. Deze mandaten zijn niet verenigbaar.
1.2 Bestuursfuncties worden kosteloos waargenomen.
1.3 De voertaal van de VZW is het Nederlands.
2 BEVOEGDHEDEN
A. Voorzitter
De voorzitter:
o houdt algemeen toezicht op de werking van de VZW;
o zit de vergaderingen van de Raad van Bestuur, de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering voor en leidt de stemmingen;
o vertegenwoordigt de VZW in haar betrekkingen met overheid en derden.
B. Ondervoorzitter
De ondervoorzitter:
o staat de voorzitter bij in het uitoefenen van zijn/haar taak en zal hem/haar zonodig vervangen. Indien hij/zij de voorzitter vervangt, al dan niet op diens verzoek, geniet hij/zij alle aan de voorzitter verleende voorrechten.
C. Secretaris
De secretaris:
o ontvangt en behandelt alle briefwisseling;
o verstuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering;
o woont alle vergaderingen van de Raad van Bestuur bij, maakt hiervan de notulen op en verstuurt deze naar alle bestuurders;
o maakt ook de notulen van de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering op en verstuurt deze naar alle leden;
o stelt in overleg met de voorzitter de agenda op van de bestuursvergaderingen, de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone Algemene Vergadering.
D. Penningmeester
De penningmeester:
o houdt de boekhouding bij van de VZW;
o stelt de resultatenrekening van het voorbije werkjaar en de begroting voor het komende werkjaar op, en legt deze voor aan de Algemene Vergadering;
o geeft op elke bestuursvergadering een overzicht van de financiële toestand en is de rekeningtoezichters behulpzaam bij het nazicht van de boekhouding.
E. Materiaalmeester
De materiaalmeester
o is technisch verantwoordelijk voor alle materiaal van de VZW en brengt verslag uit bij de Raad van Bestuur over de toestand van het materiaal;
o herstelt of laat defecten herstellen door bevoegde personen;
o maakt samen met de eenheidsleiding, de materiaalmeester van de eenheid en medewerkers een inventaris op van het materiaal, telkens voor en na het groot kamp;
o kan overgaan tot de aankoop van materieel na toestemming van de Raad van Bestuur;
o neemt tijdig het initiatief voor het materiaalnazicht, volgt nauwgezet eventueel verlies of beschadigingen van het materiaal op en rapporteert misbruiken aan de Raad van Bestuur;
o zal zijn kostenraming voor onderhoud en klein materiaal voorleggen aan de Raad van Bestuur bij de bespreking van de begroting.
3 VERGADERINGEN
3.1 De Raad van Bestuur vergadert elke eerste donderdag van de maand om 20 uur, behoudens andersluidende verwittiging.
3.2 Elke vergadering vangt aan met de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering
3.3 Een beknopt financieel verslag zal eveneens worden voorgelegd.
3.4 De eenheidsleiding, de takleiding en de materiaalmeester van de eenheid worden uitgenodigd op de vergaderingen, nemen deel aan de besprekingen maar hebben geen stemrecht.
4 FINANCIËN
4.1 Volmachten voor geldverhandelingen zijn verstrekt aan de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester, twee aan twee optredend vanaf een bedrag hoger dan € 2500.
Het gebruik van de bankkaart behoort tot de uitsluitende verantwoordelijkheid van de penningmeester.
4.2 Aankopen zullen steeds geschieden tegen factuur of aankoopbon en de naam van de VZW vermelden. Zij zullen als bewijs van aankoop bij het bank- of kasstuk ter staving van de betaling worden gevoegd. Privé-aankopen zullen gebeuren met een afzonderlijke factuur.
4.3 De fondsen verstrekt aan de troep voor werkingkosten worden door de eenheidsleiding beheerd, die daarvoor verantwoording verschuldigd is aan de Raad van Bestuur.
4.4 Het toegestane budget zal in schijven worden vrijgegeven. Niet opgenomen bedragen werkingsbudget worden niet overgedragen naar een volgend boekjaar maar blijven deel uitmaken van het beschikbare vermogen van de VZW.
4.5 De Raad van Bestuur kan geen speculatieve geldtransacties aangaan of op kapitaal risicodragende beleggingen intekenen.
5 MATERIAAL
5.1 Voorstel tot aankoop van groot materiaal zal zoveel mogelijk worden ingediend bij het opmaken van de jaarbegroting.
5.2 Alle aankopen worden alleen geldig gedaan na beslissing in de Raad van Bestuur, al dan niet op voorstel van de eenheidsleiding.
5.3 Onbruikbaar materiaal zal worden afgeschreven
5.4 Uitlening, afvoer of verkoop van materiaal zal alleen na beslissing door de Raad van Bestuur kunnen gebeuren.
5.5 Het materieel van de VZW mag gebruikt worden door de leden, op eenvoudige vraag aan de materiaalmeester en onder de door hem bepaalde voorwaarden. Bij twijfel wordt de uitlening ter beslissing voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
6 VERPLAATSINGSVERGOEDINGEN
Verplaatsingen met de wagen door leden van de actieve leiding en/of van de vzw in het kader van de voorbereiding van feesten, kampverkenningen, foerage, …, worden vergoed tegen 10 eurocent per kilometer. Deze vergoeding wordt slechts toegekend na voorafgaand akkoord van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur zal evenwel rekening gehouden met het aantal personen dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van die activiteiten, en bijgevolg met het aantal wagens die nodig zijn om die personen te vervoeren. Indien er meer wagens worden ingezet, worden geen bijkomende vergoedingen voorzien.
Verplaatsingen die de materiaalmeester en de materiaalmeester van de eenheid uitvoeren voor de aankoop, de uitlening of het onderhoud van het materiaal, worden volgens dezelfde regeling vergoed.
7 SLOTBEPALING
De statuten van de VZW hebben voorrang op het reglement van inwendige orde. Al wat niet wordt voorzien in de statuten en het reglement van inwendige orde wordt geregeld door de wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, de wet van 16 januari 2003 en de programmawet van 22 december 2003.
Statuten VZW Steuncomité De Tortels 204° FOS
STEUNCOMITE DE TORTELS 204de FOS
9032 WONDELGEM
STATUTEN
ARTIKEL 1 - DE VERENIGING
Art. 1.1 Rechtsvorm
De vereniging wordt opgericht als entiteit met rechtspersoonlijkheid, meer in het bijzonder als een vereniging zonder winstoogmerk, hierna VZW genaamd, in overeenstemming met de Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, de wet van 16 januari 2003 en de programmawet van 22 december 2003.
De VZW werd opgericht op 18 september 1985 door de volgende personen, die de eerste effectieve leden waren:
- Marcel Batselaere, Flanelstraat 32, 9910 Mariakerke, hoofdboekhouder
- Line Coolen, Posteernestraat 14, 9000 Gent, lerares
- Julien Dumont, Leiekaai 309, 9000 Gent, bediende PTT
- Willy Michiels, Francisco Ferrerlaan 35, 9000 Gent, bediende RTT
- Lieve Verstuyft, Venusstraat 12, 9910 Mariakerke, bediende
Art. 1.2 Naam
De benaming van de vereniging is: Steuncomité De Tortels 204de FOS, afgekort De Tortels.
Art. 1.3 Zetel
De zetel van de VZW is gevestigd te 9820 Merelbeke, Anemonenstraat 9 gelegen in het gerechtelijk arrondissement Gent.
Art. 1.4 Duur
De VZW is opgericht voor onbepaalde duur.
ARTIKEL 2 - DOELEINDEN EN ACTIVITEITEN
Art. 2.1 Doel
De VZW heeft tot doel de nodige morele, financiële, materiële en logistieke steun te verlenen en te verwerven om de werking van de scoutsgroep De Tortels, 204de eenheid FOS in de beste omstandigheden mogelijk te maken, en dit in overeenstemming met de methode van scouting volgens de statuten en het algemeen reglement van de FOS (Federatie voor Open Scoutisme) voorgehouden.
Art. 2.2 Activiteiten
Om dit doel te bereiken mag de VZW alle nodige roerende en onroerende goederen bezitten, kopen, huren of verhuren, in onderhuur geven, in grondpand en in waarborg geven, giften en legaten ontvangen, alle nodige, nuttige en gewenste bewerkingen doen en alle daden stellen tot de verwezenlijking van haar doel.
De middelen en bezittingen nodig voor dit doel komen voort uit de inbreng van de beschikbare fondsen en materiaal van de feitelijke vereniging, eenheidscomité van de scoutsgroep De Tortels als dusdanig en uit de acties voor dit doel door de VZW op touw gezet.
Alle ingebrachte goederen, fondsen en giften blijven te allen tijde eigendom van de VZW.
ARTIKEL 3 - LIDMAATSCHAP
Art. 3.1 Effectieve leden
De VZW telt minimum zes effectieve leden.
De volgende natuurlijke personen kunnen lid worden:
· alle ouders van de kinderen van de scoutsgroep De Tortels, 204de FOS
· alle meerderjarige actieve leiding van de scoutsgroep De Tortels, 204de FOS
· alle meerderjarige buitenstaanders – sympathisanten.
Kandidaat-leden richten hun kandidaatstelling aan de voorzitter van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur zal beslissen over de aanvaarding van een kandidaat als effectief lid op zijn eerstvolgende vergadering. De beslissing wordt genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn.
Het lidmaatschap is gratis.
Art. 3.2 Toegetreden leden
Elke natuurlijke en meerderjarige persoon, die de doelstellingen van de VZW ondersteunt, kan toegetreden lid worden van de VZW.
Toegetreden leden hebben enkel de rechten en plichten die in deze statuten worden omschreven.
Art.3.3 Einde van het lidmaatschap - uitsluiting
Effectieve leden kunnen zich op elk ogenblik uit de VZW terugtrekken door een e-mail of een gewone brief te richten aan de secretaris van de Raad van Bestuur. Voor toegetreden leden is geen formele terugtrekkingsprocedure voorzien.
De uitsluiting van een lid geschiedt op voorstel van de Raad van Bestuur door de Algemene vergadering die zich uitspreekt bij tweederde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Ontslaggevende of uitgesloten leden hebben geen enkel recht op het vermogen of op een gedeelte van het vermogen van de VZW.
ARTIKEL 4 - ALGEMENE VERGADERING
Art. 4.1 De Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering bestaat uit alle leden van de VZW.
Art. 4.2 Bevoegdheden
De volgende exclusieve bevoegdheden kunnen uitsluitend door de Algemene Vergadering uitgeoefend worden:
(1) de wijziging van de statuten;
(2) de benoeming en afzetting van de bestuurders;
(3) de benoeming en afzetting van de rekeningtoezichters;
(4) de kwijting aan de bestuurders en de rekeningtoezichters;
(5) de goedkeuring van de begroting en van de rekeningen;
(6) de ontbinding van de vereniging;
(7) de uitsluiting van een lid;
(8) de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk;
(9) de goedkeuring van een bijzonder werkingsverslag van de voorzitter;
(10) de goedkeuring van het actieprogramma opgesteld door Raad van Bestuur.
Art. 4.3 Vergaderingen
De jaarlijkse bijeenkomst van de gewone Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Bijzondere bijeenkomsten in een buitengewone Algemene Vergadering kunnen worden samengeroepen door de voorzitter of op verzoek van minstens een vijfde van de Effectieve leden.
Alle Effectieve leden van de Algemene Vergadering hebben stemrecht.
Toegetreden leden kunnen de Algemene Vergadering bijwonen als waarnemers maar hebben geen stemrecht.
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Bij zijn afwezigheid wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter of door de bestuurder met de meeste anciënniteit.
De leden worden uitgenodigd op de Algemene Vergadering per e-mail of per gewone brief op het adres dat ze daartoe het laatst hebben opgegeven.
Personen die de Algemene Vergadering wensen bij te wonen, dienen hun deelname schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail of per gewone brief, te bevestigen aan de secretaris van de Raad van Bestuur, ten laatste drie dagen voor de vergadering plaatsvindt, tenzij anders vermeld in de oproepingsbrief.
Een Effectief lid dat niet op de Algemene Vergadering aanwezig kan zijn, kan volmacht geven aan een ander Effectief lid om hem te vertegenwoordigen en te stemmen. Deze volmacht dient schriftelijk te worden gegeven.
Art. 4.4 Quorum en stemming
De Algemene Vergadering is geldig samengesteld ongeacht het aantal aanwezigen.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve wanneer de wet dit anders voorziet.
De stemming kan gebeuren door afroeping of door handopsteking behalve in geval van benoeming en ambtsbeëindiging van bestuurders. Deze laatste stemming gebeurt geheim met een stembiljet.
Bij staking van stemmen zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn.
ARTIKEL 5 - BESTUUR EN VERTEGENWOORDIGING
Art. 5.1 Samenstelling van de Raad van Bestuur
De VZW wordt bestuurd door een Raad van Bestuur samengesteld uit minimum vijf en maximum twintig bestuurders. De bestuurders worden benoemd door een Algemene Vergadering, bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor een termijn van twee jaar. Hun opdracht eindigt bij de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering. Bestuurders zijn herbenoembaar.
De bestuurders kunnen te allen tijde worden ontslagen door de Algemene Vergadering die daarover beslist bij gewone meerderheid.
Ieder lid van de Raad van Bestuur kan zelf ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving, bijvoorbeeld per e-mail of per gewone brief, aan de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Een mandaat komt vrij bij ontslag of indien een bestuurder niet wordt herverkozen.
De bestuurders oefenen in beginsel hun mandaat kosteloos uit. Mogelijke kosten die zij maken in het kader van de uitoefening van hun bestuursmandaat kunnen worden vergoed, na goedkeuring bij gewone meerderheid van de Raad van Bestuur.
Kandidaturen voor de Raad van Bestuur dienen schriftelijk te gebeuren, uiterlijk tien dagen voor de Algemene Vergadering.
Art. 5.2 Raad van Bestuur: vergaderingen, beraadslaging en beslissing
De Raad van Bestuur vergadert na oproeping door de voorzitter zo dikwijls als het belang van de VZW dat vereist, alsook binnen de maand na verzoek van minimum een vierde van de bestuurders.
De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter of door de bestuurder met de meeste anciënniteit.
De Raad van Bestuur kan te allen tijde beraadslagen en besluiten, wanneer ten minste de helft van zijn leden aanwezig is op de vergadering. De besluiten worden genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuurders. Bij staking van stemmen, zal de stem van de voorzitter of de bestuurder die de vergadering voorzit, doorslaggevend zijn.
Art. 5.3 Bevoegdheden
De Raad van Bestuur kan alle daden van beschikking stellen en bezit de ruimste bevoegdheden met uitzondering van de bevoegdheden door de wet op de VZW toegekend aan de Algemene Vergadering, en staat in voor het beleid van de vereniging.
Volmachten voor geldverhandelingen zijn verstrekt aan de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester.
Art. 5.4 Externe vertegenwoordiging
De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de VZW als college in alle handelingen in en buiten rechte. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de VZW door de meerderheid van zijn leden.
Art. 5.5 Bestuursfuncties: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester, materiaalmeester
De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een materiaalmeester. Zij worden verkozen voor een termijn van vier jaar.
Het verkiezen van deze functies kan gebeuren, bij gewone meerderheid van de aanwezige bestuurders, door afroeping, door handopsteking of, indien gevraagd door één aanwezige of vertegenwoordigde bestuurder, door geheime stemming.
Op vraag van één bestuurder kan de Raad van Bestuur stemmen om het vertrouwen in de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris, de penningmeester of de materiaalmeester te bevestigen. Als minder dan de helft van de bestuurders voor stemt, dan houdt de Raad van Bestuur een nieuwe verkiezing voor die functie. Een vertrouwensstemming gebeurt bij handopsteking of door geheime stemming en bij aanwezigheid van minstens twee derde van de bestuurders.
ARTIKEL 6 - FINANCIËLE VERANTWOORDING
Het boekjaar eindigt op 31 augustus van elk jaar.
De boekhouding en de begroting worden door de penningmeester bijgehouden en ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
De Algemene Vergadering kiest jaarlijks twee rekeningtoezichters voor nazicht van de rekeningen van het dienstjaar dat aanvangt.
ARTIKEL 7 - WETTELIJKE BESCHIKKINGEN, BESTEMMING VAN HET VERMOGEN
In geval van ontbinding van de VZW wordt het overblijvend netto actief overgedragen aan de VZW Federatie voor Open Scoutisme of aan een vereniging met gelijkaardige doelstellingen aan te duiden door de Algemene Vergadering.
De bestemming van het overgedragen netto actief zal in gemeen overleg aangeduid worden.
Gedaan te 9032 Wondelgem op 06 oktober 2005.